Le
C.O.M Projets supervise l’exécution des travaux logistiques pour un
portefeuille spécifique de clients. Il Assure la communication correspondante
avec les clients.
Il a également pour
obligation de participer activement à la démarche Qualité, Hygiène, Sécurité et
Environnement (QHSE) du Groupe, et de se conformer aux règles et procédures en
vigueur dans l’exécution des tâches, notamment une application stricte des
dispositions du code de bonne conduite.
1. RESPONSABILITES:
·
Gérer son équipe (N-1) :
-
Définir
des objectifs en termes de qualité de service (sur la base des objectifs fixé
par le N+1)
-
Informer
l’équipe de la stratégie et des évolutions de la société et communiquer sur les alignements internes nécessaires
-
Evaluer
la performance des collaborateurs (N-1)
-
Maintenir
et développer la compétence des collaborateurs (N-1)
-
Mettre
en œuvre les conditions (procédure) d’une bonne passation de dossier en cas de changement au sein de l’équipe
-
Appliquer
le programme d’intégration et de formation des nouveaux arrivants
-
Appliquer
la procédure de gestion des absences
-
Organiser
les recrutements (après validation par le responsable des solutions logistiques
Maritime/Aérien) et évaluer les candidatures (entretiens impératifs avec le
N+1), en
collaboration avec la Direction des Ressources Humaines
·
Animer la relation client opérationnelle :
-
Réceptionner
les ordres de transit envoyés par les clients (tarifs déjà validés via une
cotation) ; En cas de nouveau business (client existant ou nouveau), une
nouvelle cotation sera émise par la Direction Commerciale
en accord avec les responsables solutions logistique (N+1, N+2) ;
-
Requérir
la documentation manquante et des instructions plus précises aux clients si
cela s’impose ;
-
Informer
le client de l’avancement de ses dossiers (rapport standard ou spécifique,
selon la cotation
acceptée) ;
-
Alerter
le client en cas de problème opérationnel (potentiel ou avéré) ;
-
Assister
le service recouvrement en cas de problème de recouvrement de créances ;
·
Piloter le traitement des dossiers :
-
S’assurer
que les procédures opérationnelles standards (SOPs) sont correctement
appliquées à chacune des étapes métier ;
-
Répartir
les dossiers à traiter entre les Opérateurs ;
-
Validation
des fichiers ouverts avant démarrage du traitement du dossier (pour les clients
dont la position excède leur condition de crédit, escalade la validation au
N+1) ;
- Contrôle l’avancement des dossiers (chaque étape
doit être traitée correctement et dans les délais prévus) et
s’assurer que les actions à mener par étape sont bien respectées d’un - point de
vue physique (documentation par exemple) ou électronique (saisie des dates
d’étapes dans l’outil métier) ;
-
Assister
les Opérateurs et les autres membres de l’équipe en cas de problème
opérationnel ;
-
Archiver
régulièrement les dossiers (physiquement et électroniquement), une fois par
mois au moins ;
-
Mettre
en place toutes les actions nécessaires afin d’améliorer la qualité et/ou la
vitesse de traitement des
dossiers (processus, ressource additionnelle, équipements informatiques…) ;
-
Contrôler
la qualité de formalisation et de documentation des dossiers ;
·
S’assurer que les opérations sont réalisées
dans l’enveloppe prévue (lors de la cotation) de marge brute et de débours :
-
Obtenir
et connaître parfaitement les cotations relatives aux opérations en cours ;
-
Sélectionner
les moyens les plus adaptés aux opérations à réaliser, dans le respect de la
cotation validée par le client (préférences) ;
-
Valider
les factures fournisseurs : montant et allocation au dossier (soumis par les
Opérateurs) ;
-
Valider
les factures clients et les pièces jointes soumises par les Opérateurs. Ces
éléments doivent correspondre à ce qui était prévu dans la cotation validée par
le client ;
-
Contrôler
les débours de chaque dossier ;
-
Gestion
des litiges et des dossiers débiteurs de sont portefeuille
-
Alerter/
Informer son N+1 quand la cotation validée par le client n’est pas compatible avec les travaux à mener
(technicité, profitabilité…) ;
·
Contrôler les coûts de l’unité COM :
-
Contrôler
le niveau des coûts de l’unité COM (alignement avec le budget). Cela inclut les salaires, les
heures supplémentaires, les frais divers ; …
-
S’assurer
que les coûts alloués à l’unité COM lui correspondent bien ;
-
Alerter
l’encadrement en cas de problème opérationnel significatif (impact important sur la qualité de service,
sur la facturation, clients critiques…) ;
-
Informer
l’encadrement de toutes informations pertinentes au regard de l’activité ou de l’environnement ;
-
Identifier
et communiquer sur tout dysfonctionnement rencontré lors de l’exécution des opérations, que ce
soit ou non dans le périmètre de responsabilité propre ;
·
Effectuer toute tâche connexe à la demande de
son supérieur hiérarchique.
·
Diplôme minimum Bac+3
ou validation des acquis en gestion, Transport Logistique, Commerce
international ou équivalent ;
·
Avoir la maitrise de l’outil informatique
(bureautique, Echange de données informatiques, ou
validation des acquis en gestion, négociation ;
…
·
Avoir une bonne
connaissance de nos outils métiers (Spot ; GAINDE ) ;
·
La pratique d'une ou
plusieurs langue(s) étrangère(s), en particulier l'anglais, est
souhaitable ;
·
Maîtrise des
Applications usuelles de travail et spécifiques au Groupe, (……, …) ;